Lohnabrechnung ist die Aufgabe mit dem schlechtesten Verhältnis von Aufwand zu Sichtbarkeit: Fällt sie korrekt aus, bemerkt es niemand; ist sie falsch, drohen Nachforderungen von Sozialversicherungsträgern und Finanzamt. Die rechtlichen Anforderungen ändern sich zudem jährlich. Für Unternehmen unterhalb einer eigenen Personalabteilung ist die Auslagerung deshalb meist die wirtschaftlichere und sicherere Lösung.
Orientierungswerte für den deutschen Markt. Was Sie tatsächlich zahlen, hängt vom Umfang ab – die verbindliche Zahl steht im Angebot des Anbieters.
| Leistung | Preisspanne | Wofür |
|---|---|---|
| Je Mitarbeiter und Monat | 8 – 20 € | Bei Steuerberatern nach Vergütungsverordnung, bei Dienstleistern frei vereinbart. |
| Grundpauschale je Monat | 20 – 80 € | Mandantenverwaltung, Meldewesen, Bereitstellung der Auswertungen. |
| Einrichtung einmalig | 150 – 800 € | Anlage der Stammdaten, Übernahme aus dem Vorsystem. |
| Jahresabschlussarbeiten | 100 – 500 € | Lohnkonten, Bescheinigungen, Meldungen zum Jahreswechsel. |
| Begleitung einer Prüfung | nach Aufwand, 80 – 180 € je Stunde | Bei Betriebsprüfung der Rentenversicherung oder Lohnsteuerprüfung. |
Hinweis: Steuerberater rechnen die Lohnbuchführung nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab, spezialisierte Lohnbüros vereinbaren freie Preise. Ein Vergleich lohnt sich, ebenso die Frage, welche Leistungen jeweils enthalten sind.
Die Einrichtung dauert zwei bis vier Wochen, idealerweise zum Jahres- oder Quartalswechsel. Danach läuft die Abrechnung monatlich; melden Sie Änderungen etwa fünf bis zehn Arbeitstage vor dem Abrechnungslauf.
Fünf Fragen, die Angebote vergleichbar machen – und teure Überraschungen vermeiden.
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Bei 8–20 € je Mitarbeiter zuzüglich Grundpauschale liegen Sie überschlägig zwischen 100 und 280 € monatlich. Der Preis hängt davon ab, wie viel Bewegung es gibt: Ein Betrieb mit stabiler Belegschaft ist günstiger als einer mit vielen kurzfristig Beschäftigten und wechselnden Zuschlägen.
Gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich. Der Dienstleister haftet Ihnen gegenüber im Rahmen seines Vertrags und seiner Berufshaftpflicht. Fragen Sie deshalb nach der Deckungssumme – bei Steuerberatern ist eine Berufshaftpflicht vorgeschrieben, bei anderen Anbietern nicht zwingend.
Ein Steuerberater ist sinnvoll, wenn Finanzbuchhaltung und Lohn aus einer Hand kommen sollen und steuerliche Beratung mitgefragt ist. Ein spezialisiertes Lohnbüro ist oft günstiger und schneller bei rein abwicklungsorientierten Aufgaben, darf aber keine steuerliche Beratung leisten – diese ist dem steuerberatenden Beruf vorbehalten.
Alle Änderungen: Ein- und Austritte, Änderungen von Gehalt oder Arbeitszeit, Krankheits- und Urlaubszeiten, Überstunden, Zuschläge, Sachbezüge und Einmalzahlungen. Je verlässlicher und fristgerechter diese Angaben kommen, desto reibungsloser und günstiger läuft die Abrechnung.
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